ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムは、業務の申請や承認プロセスを効率的に電子化するシステムであり、これまでの紙ベースの業務を効果的に改善する役割を果たします。主な機能としては、申請書やフォーマットの作成、申請・承認・決裁機能、ルート設定、通知機能、外部システム連携、内部統制機能などが挙げられます。

ワークフローシステムの導入には多くのメリットがあります。

まず、印刷や送付、確認作業の手間を削減し、業務効率を向上させます。また、決裁スピードが向上し、申請の進捗がリアルタイムで確認可能なため、意思決定プロセスが迅速に行われます。テレワークにも対応し、場所や時間に制約なく業務を遂行できます。さらに、内部統制を強化し、セキュリティ対策を進めることでガバナンスの向上が期待されます。

ワークフローシステムの選定に際しては、自社に合った承認ルートの設定ができるか、申請フォーマットを柔軟に設定できるか、外部システムとの連携が可能かといったポイントが重要です。製品の機能やカスタマイズ性を確認し、実際の業務フローに適したシステムを選ぶことが重要です。ミツモアを活用することで、最短1分で自動診断が可能であり、理想のワークフローシステムを見つける手助けとなります。

ワークフローシステムの導入により、業務プロセスの効率化やテレワーク対応、内部統制の向上といった効果を享受できることから、企業は適切なシステムを選定し、迅速なデジタル変革を進めることが求められます。