実は簡単！2024年1月より施行の電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法は、いままで大量の紙で保存し、保管していた税務関係帳簿書類をデータ保存して良いとする法律で、令和6年1月1日より施行開始となります。難しく考えていらっしゃる方が多いようですが、実は簡単に運用することができ、経理のデジタル化も図れます。本日は電子帳簿保存法の3つの類型についてお伝えしたいと思います。
電子帳簿保存法は大きく3つに分類されます。
①電子取引メールやインターネットを介してやり取りした取引はそのまま保存することになります。例えば、メールで受信した請求書、ネット販売で購入したもの領収書などが対象となります。あくまでデータでやり取りしたものが対象で、紙でやり取りしたものをデータ化しなければならないわけではありません。ただし、電子で受け取ったデータは電子のままで保存することは義務化となっています。
②電子帳簿・電子書類会計ソフトなどパソコンを使用して電子的に作成した帳簿書類は印刷せず、電子データのまま保存できます。例えば、弥生会計やクラウド会計で作成した仕訳帳、総勘定元帳は印刷すると大量な紙が消耗されます。しかし、電子データで保存すれば持ち運ぶ必要もなく、いつでもデータを開けば内容の確認ができます。ただし、いくつか条件を満たす必要があることにご注意ください。
③スキャナ保存取引関係書類をスキャンしたり、スマホで写真を撮ったり、そのデータを保存できます。例えば、請求書、注文書、領収書をスキャナで読み取った後、紙は破棄して良いので、ファイリング作業が不要になります。こちらもいくつか条件を満たす必要があります。
・総勘定元帳が分厚く、長年に渡って棚に入ったままになっている。
・請求書を取引先ごとにファイリングする作業が面倒。
・テレワークを余儀なくされたとき、いろんな書類を持ち帰らないといけない、またその持ち出しの許可をもらわないといけない。
このようなお悩みがある方は、ぜひ電子帳簿保存法をご活用して頂ければと思います。弊社ではさまざまな書類を電子化し、社内回覧、経費精算もデータでやり取りをしている実績があります。データ化により複合機のカウンター料の削減に繋がるほか、保存スペースも徐々に不要となってきています。私自身も初めは難しく考えていましたが、運用してみるととても便利だと感じています。
